ไม่ว่าบริษัทไหนย่อมมีนโยบายจัดการค่าใช้จ่ายให้เหมาะกับองค์กรของตัวเองอยู่แล้ว แต่รู้มั้ยว่าแท้จริงแล้วอาจจะยังมีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นแอบหลบซ่อนอยู่อีก นั่นก็คือค่าใช้จ่ายที่มาจากกิจกรรมในการดำเนินงานต่างๆ ในองค์กร ซึ่งการจะลดค่าใช้จ่ายแฝงเหล่านี้เริ่มได้เลยโดยการปรับพฤติกรรมของบุคลากรในองค์กรด้วยความรู้ความเข้าใจจนนำไปสู่ความร่วมมือร่วมใจกัน ลดค่าใช้จ่ายอย่างยั่งยืน โอบอุ้มบริษัทให้ดำเนินอยู่ต่อไปด้วยความแฮปปี้ทั้งองค์กร อยากรู้แล้วใช่มั้ยว่าเทคนิคลดค่าใช้จ่ายบริษัทต้องทำอย่างไร? มาดูไปพร้อมกันได้เลย
1. ทำความเข้าใจกับทุกคนในองค์กร
ก่อนอื่นเลยบริษัทควรจะคุยกับบุคลากรอย่างตรงไปตรงมาว่าบริษัทต้องแบกรับค่าใช้จ่ายใดอยู่บ้าง เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าแรง ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงาน ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเครื่องจักร ค่าขนส่ง ค่าประกัน ค่ารักษาความปลอดภัย ค่าใช้จ่ายจากการปฏิบัติงานผิดพลาดของพนักงาน หากเปิดเผยตัวเลขได้ก็ยิ่งดีเพื่อให้บุคลากรได้ตระหนักรู้ถึงต้นทุนที่บริษัทต้องแบกรับเอาไว้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ก็เพื่อใช้ขอความร่วมมือลดค่าใช้จ่ายบริษัทคนละนิดคนละหน่อยได้อย่างเข้าอกเข้าใจกันทั้งสองฝ่ายด้วย
คลิกอ่านต่อ Teachme Biz เสนอ 3 ต้นทุนที่ต้องลด รับเศรษฐกิจหลัง COVID-19
2. ลดค่าใช้จ่ายจุกจิกในสำนักงาน
แน่นอนว่าในสำนักงานมักมีค่าใช้จ่ายแฝงอยู่แทบจะทุกอย่างโดยเฉพาะเรื่องอุปกรณ์การทำงาน เช่น ปากกา กระดาษ กล่อง ฯลฯ และการจำกัดการใช้ของพวกนี้ทำได้ยากแต่ใช่ว่าจะทำไม่ได้เลย มีวิธีปรับลดค่าใช้จ่ายตั้งมากมายที่คุณสามารถทำได้ โดยไม่กระทบกับการทำงานและบุคลากรยังรู้สึกแฮปปี้อยู่ เช่น
– กำหนดปิดไฟปิดแอร์ทุกครั้งในช่วงเวลาพักกลางวันในขณะที่ทุกคนออกไปทานข้าวกันหมด รวมถึงก่อนกลับบ้านให้ถอดปลั๊กอุปกรณ์ของตัวเองให้เรียบร้อยทุกวัน
– ลด ละ เลิก การใช้ปริ้นต์เอ้าท์ที่ไม่จำเป็นแล้วเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีแทน เช่น เปลี่ยนมาส่งงานเป็นไฟล์แทนการปริ้นต์ นอกจากจะประหยัดกระดาษแล้วยังลดการใช้ หมึก และ ไฟฟ้า จากเครื่องปริ้นต์อีกด้วย
– คู่มือการทำงานที่ต้องใช้บ่อยในบริษัท เช่น คู่มืออธิบายขั้นตอนการทำงาน คู่มือการใช้อุปกรณ์สำนักงาน และอาจรวมไปถึงขั้นตอนหรือระเบียบการขออนุมัติภายในบริษัท คู่มือเหล่านี้จัดทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ไว้เลย เช่น E-book หรือ Teachme Biz จะดูหรือจะเปิดอธิบายเมื่อไหร่ก็สามารถทำได้ผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ได้เลยไม่ต้องจัดทำรูปเล่มให้สิ้นเปลืองช่วยลดค่าใช้จ่ายบริษัทได้
3. Virtual Technology วางเครือข่ายด้วยเทคโนโลยี
เป็นการลดค่าใช้จ่ายบริษัทระดับการจัดการ operation โดยการใช้การจัดการเครือข่ายแบบ virtual technology หรือก็คือการทำงานอย่างเดียวกันแต่เข้าจากหลายอุปกรณ์ได้ ช่วยให้ลดการใช้จ่ายได้หลากหลาย เช่น
– การประชุมผ่าน VDO call ช่วยลดค่าใช้จ่ายการเดินทางและค่าสถานที่ไปได้
(คลิกดู วิธีการใช้ Zoom Meeting)
– การบริการ Cloud Storage หรือ Teachme Biz สามารถเป็นได้ทั้งแหล่งเก็บและแชร์ข้อมูลที่จำเป็นของบริษัท จึงเป็นทางเลือกแทนเอกสาร และการประชุมที่เปลืองเวลาได้อย่างดี
4. ผลักดันทักษะของบุคลากรให้สูงสุด
จะดีแค่ไหนถ้าบุคลากรของคุณสามารถทำงานได้หลากหลาย (Multiple skill) แทนที่ต้องจ่ายเงินเพื่อบุคลากรเพิ่มเปลี่ยนมาผลักดันบุคลากร 1 คนให้สามารถทำงานได้ 2 หรือมากกว่านั้น
– สลับหมุนเวียนงานให้คนหนึ่งได้เรียนรู้งานอย่างอื่นนอกจากงานหลักที่ต้องรับผิดชอบบ้าง เช่น ให้คนในทีมเรียนรู้เนื้อหาของคนอื่นในทีมไปด้วย
– สร้างแหล่งรวมขั้นตอนการทำงานต่างๆ ไว้ในที่เดียวให้พนักงานสามารถเปิดดูและทำตามได้ทันที ผ่าน Teachme Biz
จะเห็นได้ว่า “การลดค่าใช้จ่ายบริษัท” อย่างยั่งยืนไม่จำเป็นต้องถึงขั้นปลดพนักงานออกเสมอไป แต่ต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจกันของคนทั้งองค์กรในการประหยัดค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบที่เหมาะสมตลอดจนการนำเทคโนโลยีที่สามารถลดค่าใช้จ่ายบริษัทได้เข้ามาใช้ เช่น พวก Virtual Technology และ Teachme Biz
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
