สอบถามเพิ่มเติม โทร 098-452-7785 studist@studist.co.th

จากการทำคู่มือสู่การปฏิบัติจริง ด้วยเครื่องมือจาก Teachme Biz

YAMATO CREDIT & FINANCE CO., LTD.

ประเภทธุรกิจ

การเงินและประกันภัย

ขนาดการใช้งาน

100 – 1,000 คน

การใช้งาน

คู่มือการทำงาน Back Office​ ​

วัตถุประสงค์ สร้างคู่มือที่ใช้งานง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกัน
ปัญหา การสร้างคู่มือได้รับความไว้วางใจในการตัดสินของแต่ละบุคคล
ผล ใช้เวลาทำคู่มือน้อยลง พนักงานใหม่เป็นงานเร็วขึ้น

จากที่ “มีก็เหมือนไม่มี” สู่คู่มือที่เหมือนเป็น “ตำราเรียนร่วม”

— กรุณาอธิบายลักษณะธุรกิจที่ทำ

บริษัทของเราเริ่มต้นด้วยการทำธุรกิจสินเชื่อเป็นหลัก เมื่อปีพ.ศ. 2548 เรามีโอกาสได้ร่วมงานกับ Yamato Group จึงเริ่มทำธุรกิจเกี่ยวกับการรับชำระเงินสำหรับ EC ตอนนี้เราให้บริการเรียกเก็บเงินรวมในธุรกรรมแบบ BtoB รวมทั้งการรับประกันลูกหนี้ด้วย ( “บริการจ่ายผ่านคุโรเนโกะ”) เราอยากเป็นบริษัทที่อุทิศตนให้กับการสร้างสังคมที่เพียบพร้อม ที่สามารถอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าและรองรับการเติบโตของบริษัทผู้ค้าได้ โดยอาศัย “เครดิต” ที่เราสั่งสมมากับความสามารถและข้อมูลของยามาโตะกรุ๊ปครับ

yamato_nakajima

Mr.Akira Nakajima หัวหน้าฝ่ายพัฒนาธุรกิจ BtoB แผนกสินเชื่อโลจิสติกส์ บริษัท YAMATO CREDIT & FINANCE CO., LTD.

— ความเป็นมาเป็นไปในการเลือกใช้ Teachme Biz คืออะไร?

ทางเรามีคู่มือการทำงานอยู่แล้วตั้งแต่ก่อนนำ Teachme Biz เข้ามา แต่มีแบบทั้ง “ทำไว้บ้างไม่ทำไว้บ้าง” โปรแกรมที่ใช้ รูปแบบที่ทำ ไปจนถึงสถานที่จัดเก็บ ล้วนแตกต่างกันไปตามการตัดสินใจของผู้รับผิดชอบ ทำให้นำมาใช้งานจริงไม่ค่อยได้ อยู่ในสภาพ “มีก็เหมือนไม่มี” นอกจากนี้ฝั่งผู้สอนยังสอนแบบ “พ่อสอนลูก” ด้วยการทำให้ดูไปสอนไป ทำให้ได้ผลลัพธ์การสอนที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับทักษะของผู้สอน เราจึงนำ Teachme Biz เข้ามาเพื่อสร้างคู่มือที่ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกัน

— สิ่งที่ทำให้ตัดสินใจว่าจะใช้ Teachme Biz คืออะไร?

เหตุผลข้อสำคัญที่สุดที่ทำให้เลือก Teachme Biz ก็คือความใช้ง่ายและนำเข้ามาง่ายครับ พอตัดสินใจว่าจะใช้ก็สามารถนำเข้ามาใช้ได้ทันที ไม่ต้องมีทักษะคอมพิวเตอร์อะไรก็สามารถทำคู่มือคุณภาพสูงได้ ถือเป็นเสน่ห์ครับ อย่างเช่น มีคู่มือการทำงานอยู่ประมาณ 30 ประเภท ใช้ในการคำนวณค่าใช้จ่าย ออกเอกสารส่งสินค้า จัดการเอกสารที่รับมาจากหน้าร้านจากลูกค้าที่ไม่ได้ติดต่อบริษัทโดยตรง คู่มือเหล่านี้บางอย่างก็ทำเสร็จได้อย่างรวดเร็ว ภายใน 30 นาทีเท่านั้น ขึ้นอยู่กับเนื้อหา และต่อให้เป็นคู่มือที่เมื่อก่อนต้องใช้เวลาราวๆ หนึ่งสัปดาห์ ถ้าใช้ Teachme Biz ก็จะสามารถทำได้ไวจนสามารถทำเสร็จได้ภายในวันเดียว และยังมีมาตรฐานเดียวกัน มีประโยชน์มากครับ

yamatocredit_manual

คู่มือการใช้งานจริง (คลิกเพื่อดูภาพขยาย)

ทำคู่มือที่ยุ่งยากได้โดยไม่รู้สึกหงุดหงิดใจ!

— เสียงตอบรับจากพนักงานเป็นอย่างไรบ้าง?

ทีมที่รับหน้าที่ทำคู่มือมี 4 คนรวมผมด้วย เราแบ่งปันข้อมูลกันตลอดครับ ตอนแรกๆ เราทำด้วยความรู้สึกว่า “อยากให้ทุกคนใช้”
นอกจากนั้นเรายังสร้างแรงกระตุ้นตัวเองด้วย “ปุ่ม Good job!” และการที่สามารถตรวจสอบการเข้าถึงได้ ก็ทำให้วัดผลได้ง่ายๆ ทำให้รู้สึกว่าสามารถเผยแพร่คู่มือได้จริงๆ ก็รู้สึกดีเหมือนกันครับ

―――ผลจากการใช้ Teachme Biz เป็นอย่างไรบ้าง

ก่อนหน้านี้เราต้องทำคู่มือสำหรับฝึกพนักงานใหม่แต่ว่าพอคิดถึงภาระตอนทำก็เลยยังทำไม่ได้เสียที แต่พอใช้ Teachme Biz ก็สามารถจัดการรูปภาพได้ในแอปเลย วาดภาพไว้ในใจไปทำไป จะแก้ไขระหว่างทางก็ทำได้ง่ายๆ ไม่ต้องสอนวิธีทำด้วย ตอนนี้ก็เลยจะทำหัวข้อหลักๆ ทั้งหมดครับ
นอกจากนี้ การจัดการข้อมูลในบริษัทยังง่ายขึ้นอีกด้วย เพราะการที่สามารถบันทึกไว้ได้ว่า “เวลาแบบนี้ทำแบบนี้ก็ได้” มีประโยชน์มากครับ แค่เตรียมข้อมูลเอาไว้ใน Teachme Biz แล้วอธิบายตามคู่มือ ก็ย่นระยะเวลาการสอนพนักงานได้แล้ว รู้สึกจริงๆ ครับว่าพนักงานใหม่เป็นงานเร็วขึ้น
ตอนนี้ เรียกได้ว่าเพราะ Teachme Biz แท้ๆ พวกเราถึงสามารถทำงานให้คืบหน้าต่อไปได้ครับ

การเผยแพร่คู่มือการใช้งานและคู่มือออนไลน์สู่ภายนอก

―――วางแผนใช้ Teachme Biz อย่างไรบ้างต่อจากนี้

การตั้งค่าระบบหรือการใช้งานจะเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อใช้วิดีโอหรือสไลด์โชว์ในTeachme Biz และเราอยากจะใช้ Teachme Biz สำหรับบริษัทที่เป็นแฟรนไชส์ที่มีบริการ “บริการจ่ายผ่านคุโรเนโกะ” ด้วยไม่ใช่แค่คู่มือที่ใช้ภายในบริษัทเท่านั้น

ประวัติบริษัท​ ​ 
ชื่อบริษัท YAMATO CREDIT & FINANCE CO., LTD.
URL http://www.yamato-credit-finance.co.jp/
ที่อยู่ 15-10 Takada 3 chome, Takashima-ku, Tokyo
รายละเอียดทางธุรกิจ เครดิต, บริการชำระเงินภายหลัง, บริการชำระหนี้ระหว่างบริษัท, เครดิตรับประกันการเก็บค่าส่งออก, บริการชำระเงินภายหลัง, บริการชำระหนี้ระหว่างบริษัท, รับประกันการเก็บค่าส่งออก