ขอข้อมูลเพิ่มเติม โทร 098-452-7785 studist@studist.co.th

Teachme Biz เป็น “เครื่องมือสื่อสาร” ที่ดึงความแข็งแกร่งของพนักงานออกมา

Wacoal Distribution Corp.

ประเภทธุรกิจ
ขนาดการใช้งาน
การใช้งาน

 

 วัตถุประสงค์ เพื่อสร้างมาตรฐานในการทำงาน เพื่อการพัฒนาบุคคลากร
 ปัญหา บุคคลากรมีศักยภาพในการทำงานไม่เท่ากัน ไม่สามารถปรับปรุงคู่มือการทำงานได้
 ผล ผลผลิตเพิ่มขึ้น สามารถจัดทำและย่นระยะเวลาการปรับปรุงคู่มือการทำงานได้ กระตุ้นการทำงานของบุคลากร

 

――― โปรดบอกเราเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

CEO คุณมากิ (หลังจากนี้จะเรียกว่า มากิ) -​ ​บริษัทวาโก้ดิสทริบิวชั่นคอร์ปเป็นบริษัทย่อยของบริษัทผู้ผลิตชุดชั้นในสตรีวาโก้ ที่ก่อตั้งขึ้นในเดือนเมษายน ปีพ.ศ. 2543 และเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการกระจายสินค้าของวาโก้กรุ๊ป โดยมีศูนย์กระจายสินค้าโมริยามะเป็นทั้งจุดรับสินค้า รับคืนสืนค้า ตรวสอบ เก็บสต๊อก บรรจุ ติดป้ายราคา ไปจนถึงจัดส่งแบบจุดเดียวครบวงจร ด้วยประสบการณ์การกระจายสินค้ามากว่า 70 ปี (เรา)จัดทำระบบกระจายสินค้าด้วยความรู้ที่สั่งสมกันมาจึงสามารถปรับตัวไปตามกระแสธุรกิจที่ไม่หยุดนิ่งได้ และตั้งเป้าไปที่การบริการที่ทำให้ลูกค้าพึงพอใจที่สุด

คู่มือการใช้งานที่ปรับเปลี่ยนได้แบบเรียลไทม์จึงใช้ได้อย่างสะดวกสบาย

――― ความเป็นมาในการเลือก Teachme Biz คืออะไร?

มากิ -​ ​แต่เดิมบริษัทของเรามีคู่มือการทำงานแบบกระดาษเยอะมาก แต่ว่าเป็นเรื่องที่อธิบายเป็นตัวหนังสือได้ยากครับ อีกอย่างหนึ่งคือแต่ไหนแต่ไรมาวิธีการและความรวดเร็วในการทำงานก็มีหลายระดับต่างกันไปตามวิธีการใช้ปลายนิ้ว ใช้ศอก วิธีการเดิน การโน้มเอวทั้งหลาย ซึ่งเราไม่ได้สร้างมาตรฐานเอาไว้ถึงท่าทางการเคลื่อนไหวขนาดนั้น

ด้วยเหตุนี้ทางโรงงานที่ผลิตสินค้าจึงเดินหน้าสร้างมารตรฐานขึ้นมา โดยเริ่มใช้คลิปวิดิโออย่างง่ายมาเปรียบเทียบการปฏิบัติงานของพนักงานที่มีประสบการณ์กับพนักงานใหม่ เราคิดว่าทางศูนย์กระจายสินค้าของบริษัทเราก็ควรจะถ่ายคลิปที่ใช้เปรียบเทียบไว้ด้วยเช่นกัน เราจึงเลือก Teachme Biz มาใช้เป็นแพลตฟอร์มในการสร้างมาตรฐานการทำงานร่วมกัน

wacoal_maki

Mr. Kunihiko Maki ประธานบริษัท Wacoal Distribution Corp.

หัวหน้าฝ่ายบริหารธุรกิจ คุณอิเคดะ (จากนี้ไปเรียกว่าอิเคดะ) -​ ​ตอนนั้นเองที่ผมได้รับมอบหมายให้จัดทำคู่มือการทำงานให้เป็นมาตฐานเดียวกัน ขณะที่กำลังคิดว่าขั้นตอนการทำงานเยอะขนาดนี้จะจัดการได้หมดภายในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่ ก็ได้รู้จักกับ Teachme Biz ครับ พอลองใช้ดูก็รู้เลยว่านี่คือทางออกในการจัดทำคู่มือการทำงาน รู้สึกได้ว่านี่แหละ น่าจะเป็น “อาวุธ” ที่จะนำมาจัดทำมาตรฐานการทำงานได้

―― อะไรที่ทำให้ตัดสินใจใช้ Teachme Biz?

มากิ -​ ​อย่างแรกคือการที่สามารถนำมาใช้กับสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตที่เราคุ้นเคยกันดีได้ ทำให้ใช้งานง่าย มองเห็นภาพรวมได้ดี เหมาะกับพนักงานรุ่นใหม่วัยสมาร์ทโฟนครับ ต่อมาก็คือ การสร้างคู่มือการทำงานจากภาพนิ่งหรือภาพเคลื่อนไหวจะทำให้เข้าใจผิดได้ยาก และน่าจะทำให้เข้าใจเนื้อหางานได้ง่ายขึ้น ไม่ใช่แค่สำหรับการฝึกพนักงานใหม่เท่านั้น เรามองว่านี่น่าจะเป็นเครื่องมือที่สร้างมาตรฐานการทำงานได้ด้วย การที่สามารถ “สื่อสารได้อย่างถูกต้อง” จึงเป็นจุดสำคัญมากครับ

นอกจากนี้ ความแก้ไขง่ายก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่ทำให้เราเลือก Teachme Biz ครับ ที่ผ่านมา การทำคู่มือการทำงานนั้น แม้จะเปลี่ยนแค่จุดเล็กนิดเดียวก็ต้องใช้ทั้งเวลาทั้งความพยายามมากมาย ส่วนใหญ่ก็เลยกลายเป็นว่า คู่มือที่เสร็จแล้วจะอยู่อย่างไรก็อยู่อย่างนั้น แต่ว่าถ้าเป็น Teachme Biz เราสามารถถ่ายรูป/ถ่ายทำด้วยอุปกรณ์ธรรมดาๆ แล้วนำขึ้นเผยแพร่ ณ ตอนนั้นได้เลย แม้จะเป็นสิ่งที่ทำกันอยู่ทุกวัน แต่ถ้าคิดว่าวันนี้เวลานี้ ทำแบบนี้จะดีที่สุด ก็สามารถแก้ไขคู่มือได้เลยจากหน้างาน ซึ่งผมว่านี่คือความพิเศษของ Teachme Biz ครับ คู่มือที่ทำเสร็จแล้วไม่ได้คงอยู่แบบถาวร ถ้ามีตรงไหนที่มีข้อสงสัย หรือมีรายละเอียดเล็กน้อยใดๆ ที่เปลี่ยนไป ก็อยากให้แก้ไขกันได้ทุกวัน ณ ที่เกิดเหตุเลย

งานที่ซับซ้อนก็ใช้กล้องติดตัวถ่ายมาแล้วทำเป็นคู่มือการทำงานได้อย่างอิสระ

――― ทำคู่มืออะไรอยู่?

มากิ -​ ​ตอนนี้ คู่มือที่กำลังทำอยู่ถือเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งครับ ที่เลือกงานนี้มาทำคู่มือเพราะคิดว่าน่าจะไม่ซับซ้อนมากนัก นั่นคือการ “ติดป้ายราคาสินค้า” ครับ งานนี้นั่งทำงานเดิมอยู่ที่เดียว ลักษณะการทำงานและบรรยากาศเหมือนเดิมตลอด ในกรณีนี้เราอยากทราบว่า ทั้งที่พนักงานทุกคนทำงานเหมือนกันเกือบทั้งหมด ทำไมจึงยังมีความแตกต่างในการทำงานของแต่ละคน หลังจากทำคู่มือการทำงานแล้ว การนำของเข้าระบบหรืองานที่ซับซ้อนหน่อยก็ทำออกมาได้อย่างมีมาตรฐาน ช่วงนี้เรากำลังทำมาตรฐานเพื่อแก้ไขปัญหาซับซ้อนที่แฝงอยู่ในระบบการเบิกจ่ายสินค้าอย่างเช่นใบเบิกจ่ายสินค้าอยู่ครับ แต่จะให้ใครถ่ายภาพขั้นตอนการทำงานมาก็คงยาก แต่ถ้าใช้กล้องติดกับตัวบุคลากรเลย ก็น่าจะทำได้ครับ ถ้าสามารถสร้างมาตรฐานการทำงานในระบบเบิกจ่ายที่มีพนักงานอยู่ 100-200 คนได้ก็จะส่งผลกับแผนกอื่นมากครับ

wacoal_manual_sample

คู่มือการทำงานเบิกจ่าย หลังจากนี้ก็จะใช้กล้องติดตัวพนักงานด้วย ทำให้เข้าใจง่ายยิ่งขึ้นไปอีก

อิเคดะ -​ ​เราใช้การส่งต่อข้อมูลให้ “ผู้สนับสนุน” ด้วยครับ ในธุรกิจการกระจายสินค้าเครื่องนุ่งห่มงานจะมาเป็นระลอกใหญ่ครับ มีหลายครั้งที่แผนกอื่นๆ จะมาขอให้ช่วยงานด้วย พนักงานของเราจึงต้องมีทักษะหลายด้าน จึงต้องสร้างคู่มือการทำงานเผื่อไว้ไม่ว่าจะถูกเรียกตัวไปช่วยที่แผนกใด เมื่อไหร่ก็ตาม

ระยะหลังมานี้ เราเริ่มใช้โปรแกรมเพื่อทำหลักสูตรอบรมพนักงานใหม่อีกด้วย ไม่ใช่เพียงแค่ให้อ่านคู่มือการทำงานที่มีแต่คำศัพท์เฉพาะทาง แต่เป็นการลองทำวิจัยจริงๆ ในหัวข้อ “มาทำคู่มือการทำงานกันเถอะ” โดยจุดประสงค์ของเราก็คือ การนำ Teachme Biz มาใช้เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าเข้าใจการทำงานหรือไม่ ทั้งยังเป็นการฝึกฝนทักษะการนำเสนออีกด้วย อย่างไรก็ตาม เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด เราได้มีการอบรมวิธีการใช้โปรแกรมล่วงหน้า แต่ Teachme Biz ใช้งานได้ง่ายมาก จึงสามารถทำออกมาได้อย่างไม่มีปัญหา เช่น หัวข้อ “คู่มือการใช้โปรเจคเตอร์” ก็สามารถทำเสร็จได้ภายใน 30 นาทีเท่านั้น

――― ทำคู่มือในลักษณะใด?

อิเคดะ -​ ​ผมว่าจุดสำคัญในการทำคู่มือก็คือการนำไปใช้ได้จริงครับ ให้พนักงานระดับหัวหน้าที่มีความรู้ในการปฏิบัติงานจริงมากที่สุดกับพนักงานในทีมใช้คู่มือร่วมกัน ด้วยการช่วยกันหาวิธีที่ดีที่สุดในการทำงาน ทั้งพนักงานฝ่ายบริหารจัดการและพนักงานระดับปฏิบัติการจะเกิดความเข้าใจซึ่งกันและกันครับ

เราได้นำโปรแกรมเข้ามาใช้ได้ราวๆ ครึ่งปีแล้วครับ ค่อยๆ นำ Teachme Biz เข้ามาใช้ในการประชุมต่างๆ ทำให้สามารถนำเข้ามาใช้ได้อย่างเป็นธรรมชาติ จำนวนคู่มือก็มีมากขึ้นทุกวัน อีกไม่นานก็คงจะกลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ของบริษัทเราครับ

wacoal_ikeda

Mr. Ikeda Naoto หัวหน้าฝ่ายบริหารงานทั่วไป Wacoal Distribution Corp.

เพราะ Teachme Biz จึงมีการสื่อสารกันในที่ทำงานมากขึ้น

―― ผลการนำเข้ามาใช้เป็นอย่างไรบ้าง?

อิเคดะ -​ ​การใช้งานในส่วนงานที่ต้องใช้ทักษะมากๆ ถ้าเป็น Teachme Biz ก็สามารถแสดงขั้นตอนการทำงานได้อย่างละเอียด โดยสามารถอธิบายประกอบได้ทุกจุดทุกขั้นตอนที่ทำ ทำให้พนักงานเข้าใจ การส่งข้อมูลก็ไปในทิศทางเดียวกันทั้งหมด ทำให้สื่อสารกันได้ง่ายขึ้น พนักงานจึงชอบกันมาก ก่อนหน้านี้จะมีความลักลั่นในการทำงานเดียวกันอยู่ เนื่องจากคนสอนเป็นคนละคน

นอกจากนี้ การที่สามารถถ่ายรูป/วิดีโอด้วยแท็บเล็ตเครื่องเดียวแล้วจัดการได้เลยก็ได้รับผลตอบรับที่ดีมากเช่นกัน ก่อนหน้านี้การทำคู่มือการทำงานจะต้องนั่งทำที่โต๊ะ การที่สามารถทำคู่มือได้ที่หน้างานเลยถือว่าได้ผลกว่ามากครับ ทั้งคู่มือที่เมื่อก่อนต้องใช้เวลาทำกัน 2-3 วัน เดี๋ยวนี้ก็ทำได้ในเวลาแค่ 2-3 ชั่วโมงเท่านั้น เป็นการประหยัดเวลาไปได้มากทีเดียว

ไม่ใช่แค่ทำคู่มือได้อย่างสะดวกสบายขึ้น แต่ยังส่งผลไปถึงความกระตือรือร้นในการทำงานรวมทั้งความอยากทำงานที่มีมากขึ้นด้วยครับ ในการประชุมต่างๆ พอนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ พนักงานที่เคยไม่ออกความเห็นอะไรมากมายนัก ก็แสดงความเห็นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของตัวเองออกมาเพื่อให้นำไปใช้ร่วมกัน นี่ถือเป็นผลพลอยได้ที่ไม่ได้คาดคิดไว้เลยครับ

มากิ -​ ​จากที่พนักงานระดับปฏิบัติการบอกมา มีการเสนอให้ปรับปรุงคู่มือมาตั้งแต่ก่อนหน้านี้แล้ว แต่เป็นการปรับปรุงแค่ในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เท่านั้น เป็นการเปลี่ยนแปลงที่รู้กันเฉพาะหน้างาน พอเอา Teachme Biz เข้ามา พนักงานก็สามารถเสนอการปรับปรุง ออกความเห็นได้อย่างง่ายดาย จนอาจจะกลายเป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรขนานใหญ่ทีเดียวครับ

นอกจากนี้โปรแกรมยังช่วยลดความแตกต่างในการทำงานด้วย ในการทำใบเบิกจ่ายหรือการติดป้ายราคาสินค้าขายปลีก การทำข้อมูลป้ายราคาสินค้าต่างๆ จะมีความแตกต่างระหว่างบุคคลในการทำงานอยู่ แน่นอนว่า เราพัฒนาบุคลากรรุ่นใหม่ๆ ไว้ตลอด แต่ผมว่าเรื่องเหล่านี้ต้องเรียนรู้กันนาน เมื่อนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นคนใหม่ หรือพนักงานรุ่นน้อง ก็สามารถทำ “คู่มือการทำงานที่ใครดูก็เข้าใจ” ขึ้นมาได้ ทำให้สารถส่งต่อความรู้กันได้จริง ซึ่งจุดนี้เป็นผลพลอยได้ที่ใหญ่มากครับ

ที่น่าอายก็คือฝ่ายบริหารจัดการเอง แม้จะเข้าใจ “หลักการ” ในการทำงาน ก็ไม่ได้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้น แต่เมื่อทำ Teachme Biz เข้ามาใช้ ฝ่ายบริหารก็เข้าใจงานและสามารถตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม เช่นบางครั้งงานที่สั่งลงไปกลายเป็นภาระมากกว่าที่คิดเอาไว้ หรือการมองข้ามปัญหาที่แก้ไขได้ด้วยการลงทุนเพิ่มจนกลายเป็นการพึ่งกำลังคนมากเกินไป เมื่อสามารถมองเห็นปัญหาได้แม้ในจุดเล็กๆ ผลลัพธ์ก็คือเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อนกับระดับปฏิบัติงานน้อยลงใช่ไหมล่ะครับ

wacoal_team

สามารถพัฒนาขั้นตอนการทำงานของฝ่ายปฏิบัติการได้จากคู่มือ

อยากสร้างโมเดลใหม่ในวงการการกระจายสินค้าที่ว่ากันว่าสร้างมารตรฐานได้ยาก

――― แผนการหลังจากนี้คืออะไร?

มากิ -​ ​Teachme Biz คือเครื่องมือที่ใช้ได้ผล ที่ทำให้ผลผลิตเราเพิ่มขึ้นไม่ผิดแน่ครับ แต่ว่าในมุมมองของผู้บริหารอย่างผม ผมไม่ได้เน้นเพียงแค่การเพิ่มผลผลิตเท่านั้น แต่ยังต้องการให้พนักงานทำงานอยู่กับเราไปนานๆ ผมจึงคิดว่าการพัฒนาความรู้และขั้นตอนการทำงานก็สำคัญเช่นกัน ถ้ามองกันในภาพรวมแล้ว Teachme Biz คือเครื่องมือที่จะทำให้ไปถึงจุดมุ่งหมายนั้นได้ นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทำให้เข้าใจเนื้อหางานไปพร้อมๆ กับหาวิธีปรับปรุงได้ด้วย ต่อจากนี้ก็คงจะสามารถนำไปใช้ได้มากขึ้นไปอีกครับ

ในการกระจายสินค้านั้น เนื้อหางานจะไม่เหมือนกัน ด้วยชนิดของสินค้า ตัวสินค้า สินค้าที่มีตามฤดูกาลต่างๆ ก็มีการจัดการขั้นตอนต่างๆ ไม่เหมือนกัน ทั้งอัตราส่วนการใช้เครื่องจักร ทั้งการสำรองจำนวนพนักงาน สภาวะของแต่ละบริษัทย่อมไม่เหมือนกัน เช่นนี้เอง จึงเป็นงานที่ว่ากันว่ากำหนดมาตรฐานได้ยาก แต่ตัวผมเองคิดว่า ‘ไม่ใช่อย่างนั้นหรอก’ ถ้าเป็นคู่มือการทำงานหรือระบบแบบเมื่อก่อนก็อาจจะยากอยู่ แต่หากสามารถทำคู่มือในตอนที่ต้องใช้ได้เดี๋ยวนั้น ให้พนักงานดูได้พร้อมกันทันที ต่อให้เป็นงานที่ทำแค่ชั่วคราวหรือทำไม่บ่อย ผมว่า Teachme Biz ทำได้ชนะเลิศแน่ ผมเชื่อมั่นว่าจะสามารถสร้าง ‘โมเดล’ สำหรับวงการนี้ขึ้นมาได้ ด้วยคู่มือการทำงานที่ทำได้ในทุกส่วนงานและสามารถแก้ไขปรับปรุงได้แบบทันที

หลังจากกำหนดมาตรฐานแล้ว ก็ต้องวิเคราะห์รายละเอียดในการทำงาน หากวิธีที่ทำอยู่ตอนนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดแล้ว ก็ให้นำไปใส่ใน Teachme Biz ทุกครั้ง จากตรงนั้นเราจะสามารถสร้างวิธีการทำงานหรือปรับปรุงแก้ไขได้เรื่อยๆ – แปลว่าเราจะ ‘มีงานทำไม่รู้จบ’ ไม่เพียงแต่สินค้าของวาโก้เท่านั้น เราต้องการตอบสนองความต้องการของลูกค้าBtoBtoC และพัฒนาการทำงานของทุกส่วนไปพร้อมๆ กัน ส่วนคู่มือการทำงานที่เหมือน ‘สารานุกรม’ ที่ใช้มาจนถึงตอนนี้ ผมตั้งใจว่าจะโละทิ้งให้ได้ทั้งหมดภายในสองปีครับ

นอกจากนี้ แม้เราจะสร้างมาตรฐานในระดับการปฏิบัติงานขึ้นมาได้แล้ว เราก็ยังต้องแบกภาระในการตรวจสอบตามมาตรฐาน ISO มาตรฐานในบริษัท และมาตรฐานการตรวจสอบคงคลังสินค้าต่างๆ อีกมากมาย ผมจึงคิดว่าถ้าสามารถขยายผลเอาไปใช้ถึงตรงนั้นได้ด้วยก็คงจะดีครับ

ประวัติบริษัท​ ​ 
ชื่อบริษัท Wacoal Distribution จำกัด
URL http://www.wacoalholdings.jp/index.html
ที่อยู่ 1, 1 Chiyocho, Moriyama-shi, Shiga
รายละเอียดทางธุรกิจ โลจิสติกส์