สอบถามเพิ่มเติม โทร 062-295−6588 studist@studist.co.th

ประหยัดปีละ 20,000 ชั่วโมงด้วย RPA! หมดปัญหาขาดแคลนแรงงาน

วัตถุประสงค์

ปฏิรูปขั้นตอนการทำงานเพื่อเป็นมาตรการแก้ปัญหาขาดแคลนแรงงาน

ปัญหา

ไม่มีการแชร์องค์ความรู้ให้แก่กัน คู่มือของแต่ละสาขาแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง

ผล

ประหยัดชั่วโมงการทำงานปีละ 20,000 ชั่วโมงด้วย RPA สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับเวลา

ชื่อบริษัท

บริษัท Nishirei Group

เว็บไซต์

https://www.nichirei-logi.co.jp/

ที่อยู่

Tokyo Nichirei Higashi-Ginza Building

6-19-20 Tsukiji, Chuo-ku

จำนวนพนักงาน

1,000 คนขึ้นไป

ประเภทธุรกิจ

ขนส่งและโลจิสติกส์

รายละเอียดทางธุรกิจ

บริษัทที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งและบริหารคลังสินค้าแบบควบคุมอุณหภูมิ

การใช้งาน

คู่มือฝึกอบรมพนักงาน

คู่มือการใช้งานระบบ/อุปกรณ์​

Nichirei Group ผู้นำวงการขนส่งสินค้าอาหาร ทำธุรกิจบริหารคลังสินค้าแบบควบคุมอุณหภูมิอันดับหนึ่งภายในประเทศ และระบบขนส่งที่ครอบคลุมทั่วทั้งในและต่างประเทศมาอย่างช้านาน ให้บริการ Logistics Solution ใหม่ที่อัดแน่นไปด้วยความสร้างสรรค์

จุดเริ่มต้นที่สำคัญคือรู้สึกถึงความวิกฤตในธุรกิจระยะยาว 

―――ช่วยเล่าความเป็นมาเป็นไปของการเลือกใช้ Teachme Biz หน่อยครับ

ช่วงหลังมานี้ธุรกิจโลจิสติกส์ประสบกับปัญหาขาดแคลนแรงงาน จนต้องพึ่งแรงงานต่างชาติในบางพื้นที่ บางช่วงเวลา บริษัทเราก็เช่นกัน เลยรู้สึกว่าไม่ได้การละ จะต้องเปลี่ยนวิธีการหรือกระบวนการทำงานเพื่อให้หลุดพ้นจากสถานการณ์แบบนี้ให้ได้ ซึ่งสิ่งที่เราทำไม่ใช่การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับบางหน่วยงาน แต่เป็นการกลับมาทบทวนกระบวนการทำงานใหม่ทั้งหมด (ปฏิรูปการทำงาน) โดยเริ่มจากการมองภาพรวมของกระบวนการทำงานให้ชัดเจนก่อน แล้วเลือกว่างานไหนจำเป็นหรือไม่จำเป็น จากนั้นจัดการแยกว่างานนี้สามารถใช้ RPA ทำ Automation ได้หรือไม่ หรือสามารถต่อรองกับลูกค้าเพื่อเปลี่ยนวิธีการทำงานได้หรือเปล่า ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ล้วนมาจากฐานความคิดที่ว่าอยากจะเปลี่ยนเวลาอันแสนมีค่าของพนักงานแต่ละคนที่ต้องคอยเช็คหรือกรอกข้อมูลง่ายๆ ให้เป็นเวลาที่มีมูลค่าเพิ่มที่มากกว่า เช่นการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าให้ดีขึ้น การปรับปรุงและพัฒนางาน หรือแม้แต่การสามารถลาหยุดได้อย่างสบายใจ บริษัทเราเรียกสิ่งนี้ว่า Resource shift และคาดหวังให้เป็นการเพิ่มคุณค่าของการทำงาน หรือเชื่อมต่อไปยังการปฏิรูปการทำงานได้บ้าง 

เมื่อมีการเปลี่ยนวิธีการ กระบวนการ หรือขั้นตอนในการทำงานแล้ว แน่นอนว่าคู่มือการทำงานก็ต้องเปลี่ยนไปด้วย ซึ่งถึงแม้จะตั้งใจทำคู่มือโดยใช้ Excel หรือ PowerPoint แค่ไหนแต่ก็ไม่มีใครอ่าน แถมการแก้ไขคู่มือยังยากลำบากอีกด้วย ก็เลยพยายามหา Tool ที่ใช้วิดีโอในการสร้างคู่มือ และแชร์ได้ทันทีอยู่พอดี

ซึ่งเหตุผลหลักที่ทำให้ตัดสินใจเลือกใช้ Teachme Biz จริงๆ ก็คือการใช้งานที่ง่ายมาก รู้สึกว่าไม่ว่าใครก็สามารถใช้งานได้

(ขวา) Nichirei Logistics Group Inc., Business Innovation Promotion Department, Mr. Mitsuru Katsunori

(ซ้าย) Logistics Network Co., Ltd., Corporate Planning Department, Mr. Shinsuke Tateoka

ได้รับเลือกให้เป็น “Tool อันดับ 1 ที่อยากใช้” จากการตอบแบบสอบถามของพนักงาน 

―――คู่มือที่ทำใช้จริงๆ เป็นแบบไหนหรอครับ ?

เนื้อหามีหลากหลายครับ 30% เป็นคู่มือที่เกี่ยวกับ RPA นอกนั้นก็จะเป็นคู่มือที่เกี่ยวข้องกับงานธุรการ วิธีการซ่อมแซม บำรุงรักษางานวิศวกรรม หรือวิธีการใช้งานอุปกรณ์จัดเก็บต่างๆ นอกจากนี้ยังใช้เป็นคู่มือสำหรับอบรมความปลอดภัยของพนักงานที่ทำงานอยู่ที่หน้างาน เช่น สถานที่ที่รถโฟล์คลิฟท์มักสวนกัน หรืองานที่ต้องทำในสถานที่ที่มีอุณหภูมิต่ำ 

และในอนาคตก็อยากใช้สร้างคู่มือเพื่อขอ ISO ด้วยครับ

คู่มือจริง

―――ใช้ไอเดียอะไรในการทำให้พนักงานในบริษัทยอมรับอย่างแพร่หลายบ้างครับ ?

ที่ผ่านมาเวลานำ Tool อะไรใหม่ๆ เข้ามาใช้จะต้องเรียกพนักงานแผนก IT ของแต่ละหน่วยงานเข้ามาอบรมวิธีการใช้งานที่สำนักงานใหญ่ หลังจากนั้นก็จะปล่อยให้เป็นหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานไป จึงทำให้ Tool เหล่านั้นไม่ค่อยแพร่หลายไปยังพนักงานทั่วไปเท่าไหร่ เมื่อปี 2018 เราจึงตัดสินใจเดินทางไปยังสำนักงานต่างๆ ทั้งหมด 50 สำนักงานทั่วประเทศเพื่อจัดสัมมนาเกี่ยวกับการปฏิวัติวิธีการทำงาน ซึ่งจากการจัดสัมมนาทำให้ผมรู้สึกว่าได้สร้างจิตสำนึกของพนักงานที่เข้าร่วมสัมมนาทั้งหมดประมาณ 700 คนให้เป็นรูปเป็นร่างได้ทีละนิดแล้วว่าการปฏิวัติวิธีการทำงานนั้นเป็น “เรื่องของเราทุกคน” 

ด้วยความที่ผู้รับผิดชอบงานธุรการของสำนักงานส่วนใหญ่เป็นพนักงานผู้หญิงด้วย เราก็เลยจัดค่ายอบรมเกี่ยวกับ RPA แก่พนักงานผู้หญิงโดยเฉพาะ ทำให้ปัจจุบันพนักงานผู้หญิงมีแรงจูงใจในการทำงานกันสูงขึ้นมากๆ

ใช้ RPA ลดเวลาในการทำงาน 20,000 ชั่วโมง/ปีให้ได้จริง

―――ผลของการนำเข้ามาใช้มีอะไรบ้างครับ ?

ถ้าพูดถึงผลลัพธ์การนำ RPA ทั้งระบบเข้ามาใช้ โดยรวม Teachme Biz ด้วยนั้น เราได้ตั้งเป้าไว้ว่าจะใช้ RPA ลดเวลาในการทำงานให้ได้ 10,000 ชั่วโมงในปี 2018 แต่ผลปรากฎว่าเราลดเวลาในการทำงานไปได้ถึง 20,000 ชั่วโมง ในปี 2019 นี้เราตั้งเป้าไว้ว่าจะใช้ RPA ในการลดเวลาทำงานให้ได้มากขึ้นอีก โดยจะลดให้ได้มากถึง 180,000 ชั่วโมงต่อปี 

Teachme Biz เป็นแรงขับเคลื่อนที่ยิ่งใหญ่ของ RPA

สิ่งที่สื่อสารเป็นคำพูดยากก็ใช้ภาพและคอมเมนท์บน Teachme Biz ช่วยซัพพอร์ตเรื่องการถ่ายทอดได้เป็นอย่างดี ไม่จำเป็นจะต้องเดินทางไปยังสำนักงานในพื้นที่ต่างๆ ก็สามารถซัพพอร์ตได้อย่างทันท่วงที นอกจากนี้ยังมีเคสที่เราให้พนักงานคิด “สิ่งที่อยากทำ” เอาไว้ล่วงหน้าแล้วนำมาใช้เป็นหัวข้อในการสัมมนา ซึ่งทำให้เกิดการ “สื่อสาร 2 ทาง” (Two-way communication) ซึ่งทำให้เกิดผลลัพธ์ที่คุ้มค่ามากๆ

ยิ่งไปกว่านั้นพนักงานพาร์ทไทม์ของเรายังเปลี่ยนแทบทุกวัน เมื่อก่อนจึงต้องเสียเวลาในการอธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างมาก แต่ถ้าทำให้ทุกคนสามารถดูขั้นตอนการทำงานได้จาก Teachme Biz แล้วก็คาดหวังว่าจะเป็นการประหยัดเวลาที่จะต้องเสียไปกับตรงนั้น และเปลี่ยนให้เป็นเวลาที่มีมูลค่าสำหรับงานที่สร้างสรรค์มากขึ้นได้

ปฏิรูปการทำงานด้วยการให้ Teachme Biz แบกรับงานของพนักงาน

―――ช่วยบอกแผนการใช้งานในอนาคตหน่อยครับ 

อยากเพิ่มขอบเขตการใช้งานให้กว้างยิ่งขึ้นเพราะว่า Teachme Biz ใช้งานง่ายมาก พอลองคิดดูแล้วก็ได้ไอเดียเยอะเลย ตัวอย่างเช่น ถ้าสามารถลิงค์กับระบบอื่นได้ก็น่าจะได้ผลลัพธ์ที่ดีจากการใช้งานที่มากขึ้น เช่น สัมผัสประสบการณ์ VR ด้วยเนื้อหาบน Teachme Biz หรือใช้ฟังก์ชัน QR Code ในการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาจึงทำให้ความยากลำบากในการใช้งานลดลงมาก สามารถดูคู่มือที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์นั้นๆ ได้ทันที

ถ้าเตรียม QR Code สำหรับพนักงานขับรถ หรือลูกค้าเอาไว้ที่เคาน์เตอร์ติดต่อสอบถามของสำหนักงานก็จะสามารถลดงานของพนักงานในออฟฟิศจนเป็นหนึ่งในตัวช่วยในการ “ปฏิวัติวิธีการทำงาน” ก็เป็นได้

Teachme Biz กลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการปฏิวัติวิธีการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพของการควบคุมคุณภาพและความปลอดภัยของบริษัทเราไปแล้วครับ ในปี 2019 นี้จะใช้งาน Teachme Biz ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งๆ ขึ้นไปอีกครับ

 

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ

Studist (Thailand) Co., Ltd.

Studist (Thailand) Co., Ltd.

วัตถุประสงค์ เพื่ออบรม / ส่งต่องาน GA / เพิ่มประสิทธิภาพการสอนพนักงานใหม่ ปัญหา ต้องอบรมพนักงานที่เพิ่งเข้าใหม่ในช่วงการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าที่บริษัทมีนโยบาย Work from Home ผล ลดเวลาการอมรมพนักงานใหม่ /พนักงานใหม่สามารถทำงานได้ด้วยตนเองและผ่านช่วงทดลองงานก่อนกำหนด...

Kokotel (Thailand) Co.,Ltd.

Kokotel (Thailand) Co.,Ltd.

วัตถุประสงค์ สร้างมาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้เท่าเทียม และจัดระเบียบ SOP ขององค์กร ปัญหา พนักงานไม่ปฏิบัติตามสแตนดาร์ดที่กำหนดไว้ ผล สร้างและรักษามาตรฐานการบริการของทุกสาขาให้อยู่บนมาตรฐานเดียวกันด้วยต้นทุนที่จับต้องได้   ชื่อบริษัท บริษัท Kokotel (Thailand)...

Saha Tokyu Corporation Co., Ltd.

Saha Tokyu Corporation Co., Ltd.

แก้ปัญหาการพัฒนาบุคลากรและกำแพงภาษาได้ทันที!ดูแลลูกค้าอย่างราบรื่น เครื่องมือที่เหมาะที่สุดสำหรับสื่อสารกับพนักงานและลูกค้า วัตถุประสงค์ เพื่อสร้างระบบสอนงานบุคลากรและระบบสื่อสารกับพนักงานคนไทย ปัญหา ไม่มีคู่มือวิธีรับมือคำถามจากลูกค้า คู่มือสอนงานพนักงาน ฯลฯ ผล...

Pin It on Pinterest