สอบถามเพิ่มเติม โทร 080-058-4464 studist@studist.co.th

ลดภาระการตอบคำถาม ใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดคุณค่าสูงสุด

วัตถุประสงค์

ใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดคุณค่าสูงสุด

ปัญหา

คู่มือใช้งานไม่ได้ มีคำถามเข้ามาเยอะ

ผล

ลดภาระการตอบคำถามภายในบริษัท

ชื่อบริษัท

Cyber Communications Inc. (CCI)

เว็บไซต์

https://www.cci.co.jp/

ที่อยู่

1-13-1 Tsukiji, Chuo-ku, Tokyo Tsukiji Shochiku Building

จำนวนพนักงาน

100 – 1,000 คน

ประเภทธุรกิจ

สารสนเทศและการสื่อสาร

รายละเอียดทางธุรกิจ

โฆษณาและธุรกิจที่เกี่ยวข้องในเครือข่ายอินเทอร์เน็ตบริการออนไลน์เชิงพาณิชย์

การใช้งาน

คู่มือออฟฟิศหลังบ้าน, คู่มือการใช้ระบบ/อุปกรณ์

กำจัดการ “งมข้อมูลในมหาสมุทร” ด้วยคู่มือที่เข้าใจง่าย

―――อธิบายธุรกิจของบริษัทให้ฟังหน่อยครับ

Cyber Communications Inc. (CCI) ดำเนินธุรกิจด้านโฆษณาโดยกำลังขยายการบริการไปสู่ด้านการตลาดด้วย สำหรับงานด้านมีเดียบริษัทช่วยสนับสนุนลูกค้าเพื่อให้เกิดกำไรสูงสุดผ่านการพัฒนาและซื้อขายโฆษณา ในฐานะผู้ลงโฆษณาสปอนเซอร์และบริษัทโฆษณาภารกิจของบริษัทคือการทำให้โฆษณาเกิดประสิทธิภาพสูงสุดโดยการวางแผนและซื้อ Media Plan หลังลงโฆษณาแล้วยังมีการเสนอมาตรการปรับปรุงให้ดีขึ้น รวมทั้งเสนอวิธีจัดการให้ด้วย จนกระทั่งบริษัทเติบโตกลายเป็นผู้นำด้านมีเดียภายในประเทศญี่ปุ่นในทุกวันนี้

―――เริ่มนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ได้อย่างไร

ในบริษัทมีแผนกที่ชื่อว่า Corporate คอยรับหน้าที่ดูแลงานหลังบ้านอย่างงานบัญชี กฎหมาย ธุรการ ระบบข้อมูล ฯลฯ อยู่ เจ้าหน้าที่ในแผนกต้องคอยตอบคำถามของคนในบริษัทไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเบิกค่าใช้จ่ายหรือการตั้งค่าโทรศัพท์ บางวันต้องตอบถึง 100 กว่าเรื่อง ซึ่งกินเวลาทำงานไปเยอะ ถึงจะมีคู่มืออยู่แล้วตั้งแต่ก่อนเริ่มใช้ Teachme Biz แต่เราไม่ได้มีกฎเกณฑ์การจัดเก็บ พอค้นหาข้อมูลในพื้นที่จัดเก็บ จะได้ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องปนเข้ามาเยอะ ทำให้ไม่รู้ว่าต้องดูอันไหน และแม้สุดท้ายจะเจอข้อมูลที่ต้องการ ข้อมูลนั้นก็เป็นตัวอักษรละลานตาอ่านยังไงก็ไม่เข้าใจ พอเจอแบบนี้บ่อยๆ พนักงานเลยเลิกค้นหาเองแล้วเปลี่ยนเป็นถามคนอื่นแทน

ถ้ารวบรวมข้อมูลไว้ที่ Teachme Biz ทุกคนจะสามารถค้นหาข้อมูลที่อยากรู้ด้วยตัวเองได้ จะทำให้เราใช้ทรัพยากรบุคคลของแผนก Corporate อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้เลยเริ่มลงมือเตรียมคู่มือ นอกจากนั้นค่าใช้จ่ายสำหรับเริ่มใช้งานก็ย่อมเยา แถมยังไม่ต้องสอนการใช้งานอะไรยาก นี่ถือเป็นสเน่ห์ของ Teachme Biz การทำคู่มือก็เป็นการทำแบบ Visual มองแว๊บเดียวก็เข้าใจ นี่เป็นอีกจุดหนึ่งที่ทำให้ตัดสินใจใช้ Teachme Biz ครับ

นำเสนองานที่โน้มน้าวใจคนในบริษัทได้

―――ตอนนี้ทำคู่มือแบบไหนใช้อยู่บ้าง

ตอนนี้ทำครอบคลุมพวกขั้นตอนการทำงานพื้นฐานของงานหลังบ้านเกือบทั้งหมดแล้ว ถ้ารวมคู่มือส่วนที่เปิดให้คนทั่วไปเข้าถึงได้ เช่น พวกวิธีการใช้ การยืม การจองเครื่องมือและอุปกรณ์ภายในบริษัทหรือวิธีการปรับเก้าอี้ ฯลฯ ด้วย ตอนนี้น่าจะอยู่ที่ 300 กว่าฉบับ เราเอา Teachme Biz มาใช้เพื่อโน้มน้าวใจคนในบริษัทเพื่อให้เริ่มนำ Teachme Biz เข้ามาใช้ด้วย

อย่างแรกเลยที่ทำตอนเริ่มเอามาใช้คือสร้างกฎการทำคู่มือซึ่งใช้เวลาอยู่ประมาณ 1 เดือน เราตั้งเงื่อนไขว่าการเตรียมคู่มือต้องไม่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานปกติ และอะไรที่มีอยู่แล้วให้ย้ายโอนมาให้หมด ผลที่ออกมาคือเราใช้เวลาเตรียมคู่มืออยู่ประมาณครึ่งปี ซึ่งผมคิดว่าการจะให้พนักงานใช้ Teachme Biz อย่างแพร่หลายได้การเตรียมการช่วงแรกเป็นสิ่งสำคัญ เราจึงต้องเวียนไปอธิบายกฎ 5 ข้อให้แต่ละทีม เพื่อให้แต่ละทีมทำคู่มือให้ และในช่วงแรกเราตั้งมาตรฐานการทำคู่มือว่าให้เอารูปภาพฟรีมาใช้แล้วปรับแก้ไขเอาตามความจำเป็น เพื่อให้สามารถเริ่มใช้คู่มือได้อย่างเร็วที่สุด

Teachme Biz คือปัจจัยสำคัญในการเพิ่มความเร็วและประสิทธิภาพการทำงาน

―――ผลจากการนำ Teachme Biz เข้ามาใช้เป็นอย่างไรบ้าง

ถ้าให้พูดในเชิงปริมาณอาจจะยากหน่อย แต่รู้สึกได้ว่าคำถามที่ถามเข้ามาลดลงไปมาก จากข้อมูลที่มีตอนนี้มีคนเข้าใช้งาน Teachme Biz วันละ 50~100 ครั้ง ซึ่งส่วนนี้คือภาระงานที่ลดลงไป

เวลามีอะไรที่เราไม่รู้แล้วเราสามารถหาคำตอบเองได้ นอกจากจะเร็วสำหรับตัวเราเองแล้ว ยังไม่ต้องรบกวนคนอื่นด้วย เราสอนเนื้อหาที่จำเป็นต้องรู้เบื้องต้นให้พนักงานรู้ก่อนแล้วให้ไปเปิดดูรายละเอียดต่างๆ เองทีหลังตามความจำเป็น เช่น การจัดการต่างๆ ระหว่างออกไปทำงานต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการอบรมพนักงานที่อยู่มานานแล้วด้วย

―――หลังจากนี้วางแผนใช้ Teachme Biz ต่อไปอย่างไรบ้าง

ตอนนี้ที่บริษัทเรียก Teachme Biz กันด้วยชื่อเล่นว่า “คุณคู่มือ” (Torisetsu San) ไม่รู้ว่าเพราะอย่างนั้นรึเปล่าในที่สุดถึงได้เริ่มแพร่หลายในบริษัทและเริ่มขยายการใช้งานไปสู่แผนกอื่นๆ พอเราสามารถล็อคอินด้วย Single Sign-On (SSO) ได้ ทำให้เราควบคุมเนื้อหาที่ต้องจำกัดผู้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น ไม่ใช่แค่คู่มือสำหรับงานด้านออฟฟิศ แต่เราจะขยายการใช้งานไปถึงคู่มือสำหรับฝ่ายปฏิบัติการ และจากนี้จะขยายผลไปทั่วทั้งบริษัทด้วยครับ ตั้งใจจะรวบช่องทางการค้นหาข้อมูลให้เป็นที่เดียวกันหมดครับ 

เราสามารถรู้ได้ว่าแผนกไหนต้องใช้ข้อมูลแบบไหนบ้างจากการดูประวัติการเข้าถึงและคำที่ใช้ค้นหา ถ้าเรารู้ได้ว่าเราจำเป็นต้องทำคู่มืออะไรขึ้นมาบ้าง หรือบริษัทต้องเข้าไปจัดการกับเรื่องใดบ้างผ่านการใช้งาน Teachme Biz ก็จะเป็นอะไรที่น่าสนใจมากเลยนะครับ