“เปลี่ยนการอธิบายวิธีการผลิตชิ้นส่วนรถยนต์และขั้นตอนการทำงานต่างๆ จากกระดาษแผ่นใหญ่สู่ระบบทำคู่มือออนไลน์ เน้นการสื่อสารด้วยภาพเคลื่อนไหวเพื่อให้เห็นโฟลว์การทำงานอย่างต่อเนื่อง”
บริษัท Shin-Ei High Tech Co., Ltd. เป็นบริษัทญี่ปุ่นที่ได้รับการส่งเสริมการลงทุนจาก BOI ดำเนินธุรกิจด้านอุตสาหกรรมการฉีดขึ้นรูปชิ้นส่วนรถยนต์ และอิเล็กทรอนิกส์ มากกว่า 20 ปี โดยผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ให้กับแบรนด์ชั้นนำ ได้แก่ โตโยต้า, ฮอนด้า, ฟอร์ด, นิสสัน, มิตซูบิชิ, เป็นต้น
เมื่อเดือนมกราคม 2020 ที่ผ่านมา
ทีม Teachme Biz ได้เดินทางไปให้คำปรึกษาด้านการใช้งาน ณ สำนักงานใหญ่ เขตอุตสาหกรรมสุรนารี อำเภอเมือง จังหวัดนครราชสีมา ซึ่งมีผู้เข้าร่วมการเทรนนิ่งกว่า 18 ท่าน จากหลากหลายแผนก ได้แก่ แผนกควบคุมเอกสาร แผนกควบคุมเครื่องจักร แผนกตรวจสอบงาน แผนกแม่พิมพ์ และอื่นๆ เรามาดูรายละเอียดการซัพพอร์ตในครั้งนี้กันค่ะว่ามีอะไรบ้าง
1. Kickoff Meeting
เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกคนเข้าใจว่า Teachme Biz คืออะไร และเราจะมาร่วมกันวางแผนการใช้งานอย่างไร
ก่อนที่จะเริ่มใช้ Teachme Biz บริษัท Shin-Ei High Tech Co., Ltd. มีคู่มือปฏิบัติงาน หรือ Work Instruction ในรูปแบบกระดาษ เป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงสู่คู่มืออนไลน์ในครั้งนี้จึงเริ่มด้วยการติดตั้งโครงสร้างเครือข่ายอินเทอร์เน็ตและแท็บเล็ตสำหรับโรงงาน
แต่เดิมการสื่อสารด้วยคู่มือกระดาษ หรือ บทสนทนาปากเปล่านั้น ทำให้สารผิดเพี้ยนหรือผู้ปฏิบัติงานนำเอาคู่มือไปใช้อย่างไม่ถูกต้อง ดังนั้นการสร้างคู่มือในรูปแบบใหม่บน Teachme Biz นี้ บริษัทมุ่งให้พนักงานสร้างกระบวนการทำงานด้วยวิดีโอเป็นหลัก เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถดูและทำตามขั้นตอนได้อย่างง่าย
2. แบ่งทีมและทดลองสร้างคู่มือจากหน้างานจริง
หลังจากที่ทีม Customer Success (CS) ของเราได้ทำการเทรนนิ่งเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทางผู้บริหารได้มีการกระตุ้นการเรียนรู้ของพนักงานโดยให้แต่ละแผนกทดลองสร้างคู่มือด้วย Teachme Biz ภายในเวลา 30 นาที เราเชื่อว่าการได้ลองใช้งานจริงจะทำให้พนักงานทุกคนเข้าใจวิธีการใช้งานได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพื่อสร้างสรรค์ชิ้นงานที่ดีร่วมกัน เราสังเกตได้ว่าแต่ละทีมเริ่มต้นด้วยการอัดวิดีโอจากทั้งโฟลว์การทำงานก่อน แล้วจึงแก้ไขหรือตัดภาพและวิดีโอออกมาเป็นส่วนๆตามที่เราได้แนะนำไปในตอนต้น โดยทีม CS ได้เป็นผู้สังเกตการณ์อยู่ใกล้ๆแต่ละทีม เพื่อแนะนำเทคนิคการใช้เครื่องมือต่างๆบนแอปพลิเคชัน ทำให้ทุกทีมสามารถสร้างคู่มือออกมาได้สมบูรณ์และทันตามเวลาที่กำหนด
3. แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแนะแนวเคล็ดลับการใช้งานโดยทีม CS
หลังจากที่ตัวแทนจากทุกแผนกได้ทำการสร้างคู่มือกันมาแล้ว แต่ละแผนกจะส่งตัวแทนออกมานำเสนอคู่มือที่สร้างขึ้น เพื่อให้ทุกแผนกเห็นผลงานและวิธีการสร้างคู่มือของกันและกัน พร้อมแลกเปลี่ยนความคิดเห็น อีกทั้งทีม CS ยังได้แนะแนวเคล็บลับการใช้งานต่างๆ ที่ผู้ใช้งานแต่ละท่านจะสามารถนำไปปรับใช้ได้อีกด้วยค่ะ เช่น มีแผนกหนึ่งสร้างคู่มือการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร โดยถ่ายมุมกล้องจากด้านข้าง ทำให้ผู้ที่ดูคู่มือมองเห็นกระบวนการทำงานค่อนข้างยาก เราจึงแนะนำให้ลองเปลี่ยนมุมกล้อง โดยปรับให้อยู่ในระดับเทียบเท่ากับสายตาของผู้ใช้เครื่องถ่ายเอกสารจริงค่ะ
นอกจากนี้ เนื่องจากวิดีโอมีจำนวนจำกัด เราจึงแนะนำวิธีในการเลือกใช้วิดีโอให้เหมาะสมกับคู่มือแต่ละประเภท เพราะคู่มือบางประเภทอาจไม่จำเป็นต้องใช้วิดีโอในการอธิบายวิธีการ แต่สามารถสื่อสารให้เข้าใจได้ด้วยรูปภาพ เช่น คู่มือการใช้งานระบบ คู่มือการจัดระเบียบโต๊ะทำงาน ฯลฯ
ในทางตรงกันข้าม คู่มือที่ควรใช้วิดีโอในการสื่อสาร จะเป็นคู่มือที่มีขั้นตอนการทำงานที่อธิบายด้วยภาพหรือคำพูดได้ยาก จำเป็นต้องสื่อสารให้เห็นถึง การเคลื่อนไหว ความเร็ว หรือเสียง เป็นต้น ดังนั้นบริษัทจึงมีการวางแผนโดยกำหนดจำนวนวิดีโอที่แต่ละแผนกสามารถใช้ได้ในเบื้องต้นค่ะ
สำหรับการซัพพอร์ตในครั้งนี้ หวังว่า Teachme Biz จะเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการบริหารของทั้งภายในออฟฟิศและโรงงานของท่านนะคะ และขอขอบคุณบริษัท Shin-Ei High Tech Co., Ltd. มา ณ โอกาสนี้ด้วยค่ะ
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
